Lohnsteuer-Blitz No 6: Neue Regelungen für Arbeitgeber*innen ab 2022 (u.a. Sachgutscheine und Altersvorsorge)

Liebe Interessierte und Betroffene,

das Jahr rast (aus unserer Perspektive) im ICE-Tempo (ausnahmsweise einmal ohne Verspätungen) seinem Ende entgegen, sodass wir Sie ganz unbedingt über wichtige, ab 2022 geltende Neuregelungen informieren möchten und müssen: 

1. Sachgutscheine

Im Einkommensteuergesetz werden die (lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien) Sachgutscheine ab 2022 neu geregelt. Ab Januar 2022 darf der Wert monatlich 50 € betragen (bisher 44 €). Er muss zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Arbeitslohn gewährt werden. Allerdings wurde die Definition für solche Sachgutscheine deutlich eingeschränkt. Irgendwelche betragsmäßig gebundenen Kostenerstattungen u.ä. gehören ab 2022 nicht mehr dazu, sondern werden wie schlichte Geldzahlungen behandelt. Positiv dazu zählen jedoch zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten (auch Prepaid-Karten z.B.), die „ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei dem Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen“ und die außerdem § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz – das heißt wirklich so) entsprechen. Dazu zählen rein theoretisch solche Gutscheine/Geldkarten, die dazu berechtigen, ausschließlich Waren oder Dienstleistungen 

• des Ausstellers aus dessen eigener Produktpalette,

• aufgrund von Akzeptanzverträgen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland (z.B. bei städtischen oder ähnlichen regionalen Einkaufsverbünden, bei einer bestimmten Ladenkette), 

• aufgrund von Akzeptanzverträgen bei einem fast unbegrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im In- und Ausland bei nur sehr begrenzter Angebotspalette,

• aufgrund von Akzeptanzverträgen für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland

zu beziehen.

Welcher Gutschein diesen § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllt, wissen größere ausstellende Unternehmen im Einzelfall ziemlich sicher selbst genau.

Bei den üblichen Tankgutscheinen von bekannten Tankstellenketten ist das beispielsweise der Fall. Das gilt aber u.a. auch für

• Essensgutscheine und Restaurantschecks,

• wiederaufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel,

• Karten eines Onlinehändlers für seine eigenen Produkte,

• Centergutscheine oder Kundenkarten von Shopping-Centern, Malls und Outlet-Villages,

• City-Cards, Stadtgutscheine,

• Gutscheine

  • für den Personen-Nah- und -Fernverkehr,

  • über Fitnessleistungen,

  • für Streamingdienste,

  • für Bücher und andere Medien,

  • für Frisörbesuch und Kosmetikstudio,

  • über ärztliche oder andere medizinische Leistungen,

  • über betriebliche Gesundheitsmaßnahmen (Achtung: nur bei Zertifizierung nach dem SGB V!).

2. Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge

Ab dem kommenden Jahr sind Arbeitgeber*innen nun auch tatsächlich verpflichtet, auf alle „Entgeltumwandlungen“ in der betrieblichen Altersversorgung einen Pflichtzuschuss zu bezahlen. Die Regelung galt zwar schon seit 2019, war aber mit einer großzügigen Übergangsfrist versehen, die Ende 2021 abläuft.

Dazu zählen alle Zahlungen der Arbeitgeber*innen in vor dem 1.1.2019 abgeschlossene Verträge über Direktversicherungen, Pensionskassen oder einen Pensionsfonds, bei denen bisher Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden konnten. Der Pflichtzuschuss beträgt 15 % des umgewandelten Arbeitslohns, jedoch höchstens die ersparten Sozialversicherungsbeiträge.

Bei Arbeitnehmer*innen, die unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze verdienen, lag die tatsächliche Ersparnis immer höher als 15 %.

Zahlreiche Versorgungsträger (z.B. Versicherungen) schreiben aktuell die Arbeitgeber*innen an, wie zukünftig verfahren werden soll. Es gibt verschiedene Möglichkeiten: 

a) Sie vereinbaren mit Ihren Arbeitnehmer*innen das sog. Reduktionsmodell: dann ist der bisherige Beitrag brutto zu verstehen; für Sie ändert sich also praktisch nichts.  

b) Sie zahlen den Zuschuss zusätzlich: dann muss man mit dem Versorgungsträger klären, ob der den zusätzlichen Beitrag annimmt oder ob dazu ein neuer, ergänzender Vertrag erforderlich ist.  

3. Lohnfortzahlung bei Geringfügigen im AU-Fall (Phantomlohnrisiko!)

Das Arbeitsrecht war insoweit schon immer ziemlich eindeutig: für Geringfügig Beschäftigte (die sog. Aushilfen) gelten auch Lohnfortzahlungsansprüche im Krankheitsfall und außerdem der gesetzliche Urlaubsanspruch. Die Praxis sieht da deutlich anders aus. Im kommenden Jahr bildet dieses Thema einen Prüfungsschwerpunkt bei den Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV). Hier besteht nun ein weiteres Phantomlohnrisiko!

Bei der elektronischen Betriebsprüfung wissen die Prüfer*innen zukünftig immer schon ganz genau, ob im Hauptarbeitsverhältnis eine Arbeitsunfähigkeit bestand und gemeldet wurde. Spätestens jetzt müssen Sie sich als Arbeitgeber*innen darum kümmern, dass „Ihre“ Aushilfen auch Krankmeldungen einreichen, damit Sie darüber informiert werden und die Vergütungen und die Beiträge von uns richtig berechnet werden können. Andernfalls kommt es zu Nachzahlungen bei der Prüfung durch die DRV. 

In ihrem Koalitionsvertrag hat die „Ampel“ diese Regelung übrigens als eigenes Verhandlungsergebnis „verkauft“ – obwohl diese Verpflichtung bereits heute besteht…

4. Pflicht zur Vorhaltung elektronische Unterlagen

Alle die Lohnabrechnung betreffenden Dokumente sind ab 2022 elektronisch aufzubewahren. Bitte reichen Sie uns deshalb sämtliche die Gehaltsabrechnungen betreffenden Daten, Informationen und Unterlagen bei uns nur noch und ausschließlich elektronisch ein, um zeitaufwändiges Umwandeln Ihrer Post zu vermeiden. Gerne richten wir Ihnen einen Zugang zu unserem digitalen Ordner ein. Die Betriebsprüfung der DRV findet ab 2023 auch nur noch elektronisch statt. 

5. Corona-Prämien

Noch immer gilt die Regelung, dass Arbeitnehmer*innen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei eine „Corona-Prämie“ ausgezahlt werden kann. Die Auszahlung darf auch in mehreren Teilbeträgen erfolgen. Der Auszahlungszeitraum wurde bis Ende März 2022 verlängert. Allerdings sollte die Prämie wenigstens rudimentär firmenintern schriftlich erläutert werden. Das könnte z.B. durch einen allgemeinen Text in der Lohnbuchhaltung erfolgen. Die DRV fragt in den Prüfungen inzwischen danach.

Kommen Sie gut durch diese äußerst schwierigen Zeiten und geben Sie gut auf sich und Ihre Gesundheit Acht!

Weiterhin sehr vorsichtig und unverzagt freundlich grüßen

Michael Eichhorn | Markus Ody | Dieter Morgner | Beatrix Fischer | Sandy Tischer